Japonya Yerel Projelere Hibe Programı

Başvuru Adresi:
Japonya Büyükelçiliği
Ekonomi Bölümü, Yerel Projelere Hibe Programı
Reşit Galip Caddesi, No.: 81 06692 Gaziosmanpaşa, Çankaya - Ankara
Tel:0.312.446 05 00 (Dâhili:14)

PROGRAM HAKKINDA
“Yerel Projelere Hibe Programı (GGP)” Japon Devleti tarafından 1989 yılından beri “Japonya Resmi Kalkınma Yardımı (Japan ODA)” kapsamında gelişmemiş ve gelişmekte olan ülkelerde uygulanmaktadır. Programın amacı temel insani ihtiyaçları karşılamak üzere hazırlanmış kalkınma projelerine yönelik geri ödemesiz bir mali yardım sunmaktır. Program kapsamında 140 ülke ve bölgede yerel proje gerçekleştirilmiştir. Programın Türkiye'de uygulanması ile ilgili anlaşma Japonya ve Türkiye Devletleri arasında 11 Eylül 2000 tarihinde imzalanmıştır. Program bu tarihten itibaren Türkiye'de uygulanmaktadır. Yerel Projelere Hibe Programının mali destekleri, aşağıdaki kriterlere göre projelerin incelenip değerlendirilmesinden sonra sağlanır.

PROGRAM KRİTERLERİ VE BAŞVURU 
2019 yılında değerlendirmesi yapılarak 2020 yılında uygulanacak projelerin başvuruları kabul edilmeye başlanmıştır. Proje başvuruları ile ilgili detaylı bilgiler aşağıdaki gibidir.
Not: 2019 yılında uygulanacak projelerin seçimleri 2018 yılı içinde tamamlanmıştır.

Proje Dönemi:
Başvurusu yapılacak projelerin en geç Mart 2020-Şubat 2021 dönemine ait olması gerekmektedir. (Projenin başlangıç tarihi en erken Mart 2020 olmalıdır ve projenin en geç 1 yıl içinde tamamlanması gerekmektedir.)
Projeler Japonya Büyükelçiliği tarafından belirlenecek olan süre boyunca devam etmelidir. Projeler bu süre boyunca Büyükelçilikçe denetlenir.

Proje Gerçekleştirilecek Bölgeler:
Türkiye'nin tüm bölgelerinden proje başvuruları kabul edilecek olup, ülkenin her yerinde proje uygulanabilecektir. Ancak Doğu ve Güneydoğu Anadolu bölgelerine öncelik verilecektir.

Kimler Başvurabilir:
Sivil toplum kuruluşları ve belediyeler başvuruda bulunabilirler.

İlköğretim okulları başvuru sahibi olamazlar ancak projeyi uygulama ve sürdürebilme kapasitesine sahip, proje ve bütçe yönetimi tecrübesi olan (kurumuna ait bütçesi olan ve bu bütçeyi yöneten) sivil toplum kuruluşları veya yerel yönetimler ilköğretim okulları adına başvuruda bulunabilirler. Bu durumda yerel yönetimler veya sivil toplum kuruluşları başvuru sahibi olarak, ilköğretim okulu ise proje ortağı olarak projede yer alabilir.

Projeyi uygulama ve sürdürebilme kapasitesine sahip, proje ve bütçe yönetimi tecrübesi olan (kurumuna ait bütçesi olan ve bu bütçeyi yöneten) proje ortağı veya ortakları ile işbirliği yapmaları halinde muhtarlıklar da başvuru sahibi olarak başvuruda bulunabilirler.
 
Başvuru sahiplerinin mutlaka proje tecrübesi ve kendi kurumlarına ait bütçelerinin olması gerekmektedir. Bu özelliklere sahip olmayan (proje tecrübesi ve kurumuna ait bütçesi olmayan) kurum/kuruluşlar adına proje tecrübesi ve kurumuna ait bütçesi olan başka kurumlar başvuruda bulunabilir.
 
Başvuru sahipleri, Türkiye'de yerel seviyedeki kalkınma projeleri uygulayabilecek ve sürdürebilecek kapasiteye sahip, kâr amacı taşımayan kuruluşlar olmalıdır.
 
Proje kapsamında hibe yardımı ile edinilen bina, malzeme vb.nin sorumluluğunun proje sahibi kuruluşa ait olması, yalnızca proje sahibi kuruluş tarafından kullanılması zorunluluğu vardır; bunlar üçüncü bir şahıs ya da kuruma devredilemez, kullandırılamaz.

Kimler Başvuramaz: 
Devlet kurumları, şirketler, üniversiteler, il özel idareleri, liseler, anasınıfı/anaokullarının (ilköğretim okulu bünyesinde veya bağımsız) başvuruları ile bireysel başvurular kabul edilmemektedir. Ancak, bu kurum/kuruluşlar proje ortağı olarak projeye destek verebilirler.
  
Proje tecrübesi ve kendi kurumlarına ait bütçeleri olmayan kurum/kuruluşlar başvuru sahibi olamazlar.

Projeden Faydalanacak Kesim:
Projeler toplumun dezavantajlı kesimlerini hedeflemeli ve yerel seviyede etkiye sahip olmalıdır. Ayrıca, başvuru sahiplerinin projeden faydalanacak tek kesim olmaması gerekliliği de dikkate alınmalıdır.

Hibe Miktarı:
Proje başına sağlanabilecek maksimum hibe miktarı 10 milyon Japon Yeni'dir. (10 milyon Japon Yeni yaklaşık olarak 90.000 USD'dir.) Proje harcamaları kapsamındaki Katma Değer Vergisi (KDV) Büyükelçilik tarafından karşılanmamaktadır. KDV tutarı başvuru sahibi veya başvuru sahibi tarafından belirlenecek proje ortakları tarafından ödenmelidir. Bu nedenle proje bütçeleri en fazla 90.000USD (KDV hariç) olarak hazırlanmalıdır.

Kabul Edilen Proje Konuları: 
Projeler toplumdaki dezavantajlı kesimleri hedefleyen konularda, temel insanî ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olmalıdır. Kabul edilen proje konuları aşağıdaki gibidir.

• Temel Sağlık: Koruyucu sağlık hizmetlerinin geliştirilmesi, sağlık merkezlerinin ekipmanlarının yenilenmesi ve yeni ekipman sağlanması
• Engelliler: Engelliler için özel okul veya merkezler, üretime yönelik atölyeler
• Kalkınmada Kadın: Kadınların bölgede kalkınmasını hedefleyen beceri geliştirme, mesleki eğitim ve rehabilitasyon merkezleri
• Kamu Faydası/Diğer Dezavantajlı Kesimler: Yaşlılar için özel bakım merkezleri, huzurevleri, çocuklara ve gençlere yönelik eğitim ve rehabilitasyon merkezleri, sokak çocukları veya kimsesizler için tesisler
• Kapasite Geliştirme ve Eğitim: Mesleki eğitim, özel topluluklar için kapasite geliştirme programları

Kabul Edilmeyen Proje Konuları:

• Kültür, sanat, spor, turizm
• Çevre düzenlemesi, bahçe çalışmaları
• Üniversite eğitimi projeleri
• Dini merkezlerin yapımı onarımı ve dini aktiviteler
• Araştırmalar
• Yasal danışmanlık
• Yerel düzeyde direkt etkisi olmayan konular
• Başka bir programın kısa vadedeki planlama veya uygulaması kapsamına giren projeler
• Kâr amacı taşıyan projeler
• Anasınıfı, anaokulu projeleri
• Temiz su temini

Proje Kapsamında Desteklenen Bütçe Kalemleri:
Bina yapımı, bina onarımı, ekipman ve/veya malzeme temini
Projenin içeriğine bağlı olarak güvenlik önlemleri giderleri karşılanmaktadır. Ayrıca projede yer alacak kişilerin kapasitelerini geliştirmeye yönelik bir durum söz konusu olduğunda  gerekli olan giderler için de yardım sağlanacağından dolayı başvuru formunda belirtilmelidir.

 Program Kapsamında Desteklenmeyen Bütçe Kalemleri: 
Önerilen proje belirtilen kriterlere uygun olsa dahi, program kapsamında aşağıdaki harcama kalemleri proje bütçesinden karşılanmamaktadır. Proje kapsamında aşağıdaki konularda harcama yapılması gerekiyorsa bu harcamalar başvuru sahibi kurum veya proje ortakları tarafından karşılanmalıdır.

• Burslar
• Seyahat ve konferans harcamaları
• İşletme giderleri (kira, telefon, elektrik, su, ısınma v.b)
• Projede görev alacak personelin maaş ve tazminatları
• Ulaşım ve konaklama giderleri

Başvuru Sayısı:
Proje başvuru sayısında sınırlama yoktur. Başvuru sahipleri aynı veya farklı konularda birden fazla proje başvurusu yapabilirler.

Başvuru Tarihi: 
Başvuru için gerekli belgelerin en geç 12 Nisan 2019 saat 17.30'a kadar Büyükelçiliğimize ulaşacak şekilde posta veya kargo yoluyla gönderilmesi gerekmektedir.  
 
Önemli Not: Son başvuru tarihinden sonra Japonya Büyükelçiliği’ne ulaşan projeler işleme alınmayacaktır. 
 
 
Başvuru İçin Gerekli Belgeler:

1. Başvuru Formu (Başvuru formunu indirmek için lütfen tıklayınız) 
2. Başvuru sahibi kuruluşa ait görsel materyaller (broşür, kitapçık, tanıtım DVD'si vb.)
3. Proje yetkilisi adına başvuru sahibi kuruluş tarafından düzenlenmiş yetki belgesi (Örnek yetki belgesi için lütfen tıklayınız)  
4. Projenin gerçekleştirileceği yerin detaylı fotoğrafları ve mümkünse video kaydı (lütfen DVD’ye kaydederek gönderiniz)
5. Projenin gerçekleştirileceği bina veya arsanın tapu fotokopisi veya en az 10 yıl süreli tahsis, taahhüt belgesi (başvuru yapılabilmesi için projenin gerçekleştirileceği bina veya arsanın proje için kullanımı ile ilgili hiçbir sorun bulunmamalıdır. Kamulaştırma, tahsis veya devir gibi işlemlerin başvurudan önce mutlaka tamamlanmış olması gerekmektedir. Aksi takdirde başvuru değerlendirmeye alınmayacaktır.)
6. *Japonya Büyükelçiliği Yerel Projelere Hibe Programı ile uygulanan proje kapsamında inşa edilen veya onarılan binaların ise 40 yıl süreyle ilgili projeye tahsis edilmesi zorunludur.

Başvuru Formu Doldurulurken Dikkat Edilmesi Gereken Konular:

• Başvuru formu ve diğer belgeler Türkçe olarak hazırlanmalıdır.
• Başvuru formu web sitemizdeki mevcut format (Excel) üzerinden bilgisayarda doldurulmalıdır.
• Cevap bölümleri gerektiğinde uzatılabilir veya kısaltılabilir. Ancak, formdaki sorular üzerinde değişiklik yapılmamalıdır.
• Başvuru formundaki soruların cevaplandırılmasında harf/karakter sayısı sınırlaması yoktur. Ancak başvuru formunun tamamı en fazla 10 sayfa (A4 sayfası)olmalıdır.
• Başvuru formu A4 boyutundaki kâğıda basılı olarak gönderilmelidir.
• Başvuru için gerekli belgeler tek kopya halinde gönderilmelidir.
• Başvuru formu doldurulurken kullanılacak yazı karakterlerinde herhangi bir sınırlama yoktur. Ancak, kullanılacak yazı karakterlerinin boyutu en az 10 en fazla 12 olmalıdır.
• Başvuru formunda projenin amacı, konusu ve beklenen etkisi özet olarak açıklanmalıdır.
• Proje yetkilisine ve başvuru sahibi kuruma ait e-mail adresleri ile telefon numaraları başvuru formuna mutlaka yazılmalıdır.
• Başvuru formu ve diğer belgeler başvuru sahibi kurumun en üst düzey yetkilisi ve proje yetkilisi tarafından imzalanmalı ve belgelere başvuru sahibi kurumun kaşesi basılmalıdır.
• Proje başvurusu için sadece yukarıda yazılı belgelerin gönderilmesi gerekmektedir. Lütfen bu belgeler dışında başka belge göndermeyiniz.

Not: Ön Değerlendirme aşamasını geçen projelerden detaylı değerlendirme aşamasında ayrıntılı bilgi ve belgeler talep edilecektir. Ön Değerlendirmeyi geçmeleri halinde detaylı değerlendirme için gerekli belgeleri temin edemeyecek kurumların başvuruda bulunmaması önemle rica olunur. Detaylı değerlendirme için gerekli belgelerin listesini aşağıdaki “detaylı değerlendirme” bölümünde bulabilirsiniz.

DEĞERLENDİRME VE ONAY
1- Ön Değerlendirme 
Başvuru için gönderilen belgeler Büyükelçilik tarafından incelenerek projenin uygunluğu konusunda karar verilir. Uygun bulunan projeler sürecin ikinci aşaması olan “Detaylı Değerlendirme” aşamasına geçer. Proje programa tamamen uygun olsa dahi, programın söz konusu mali yıla ait önceliklerinden dolayı bu aşamayı geçemeyebilir.
Sonuç Bildirimi: Ön değerlendirmeyi geçerek detaylı değerlendirmeye hak kazanan projeler 2019 yılı Haziran ayı itibariyle web sitemizden duyurulacaktır. 
2- Detaylı Değerlendirme 
Ön değerlendirme aşamasında uygun bulunan projeler detaylı değerlendirme aşamasına geçmeye hak kazanır. Bu aşamanın amacı, proje ve başvuru sahibi hakkında kapsamlı bir değerlendirme yapmaktır. Bu çalışma sosyal, teknik, ekonomik, kurumsal, çevresel ve gerekli diğer değerlendirme unsurlarını kapsar.
Büyükelçilik, başvuru sahibi kurum ve proje yetkilisinden çalışmalarını tamamlayabilmeleri için detaylı bilgi ve belgeler isteyecektir. Destekleyici belgeler aşağıdaki gibi olmakla beraber Büyükelçilik gerektiğinde aşağıdakilerden farklı belgeler de talep edebilir.

1. Başvuru sahibine ait resmi belgeler (bağlı olduğu oda, birlik v.b resmi kurum/kuruluşlardan alınmış resmi kayıt belgesi)
2. Başvuru sahibinin 2017 ve 2018 yılına ait bilançosu ve gelir gider tablosu
3. Proje yetkilisine ait özgeçmiş
4. Başvuru sahibinin önceki referans ve proje deneyimleri
5. Projenin gerçekleştirilmesi için gerekli izinler (İlgili resmi kurum/kuruluşlardan)
6. Projenin bitmiş halini gösteren detaylı çizim
7. Detaylı proje bütçesi (Proje harcamaları kapsamındaki Katma Değer Vergisi (KDV) Büyükelçilik tarafından karşılanmamaktadır. KDV tutarı başvuru sahibi veya proje ortağı tarafından ödenecektir. Bu nedenle proje bütçesi KDV hariç olmalı ve USD olarak hazırlanmalıdır.)
8. Bütçedeki her kalemin satın alım gerekçesini gösteren belge
9. Teknik şartname (Proje kapsamında satın alınacak her bir malzemenin fotoğrafları ile birlikte adını ve ne işe yaradığını açıklayan belge)
10. Satın alınacak tüm ekipmanlar veya malzemeler için fiyat teklifleri (3 farklı tedarikçiden alınmış olmalıdır. Ancak bölgede sınırlı sayıda tedarikçi olması halinde sadece mevcut tedarikçilerden teklif alınabilir. Tekliflerin 2020 yılı Nisan ayına kadar geçerli olması gerekmektedir)
11. Proje ortaklarının (varsa) katkı konuları ve katkı paylarını gösteren detaylı döküm
12. Projeden faydalanacak hedef topluluk ile ilgili istatistiksel bilgiler
13. Projenin hedeflenen etkilerini sayısal verilerle gösteren değerlendirme raporu (mevcut durum ile projenin gerçekleşmesinden sonra beklen durum arasında karşılaştırmalı olarak)
14. Projenin uygulama aşamalarını tarihleri ile belirten eylem planı (Projenin hangi tarihte hangi aşamasının gerçekleşeceği belirtilmelidir. Eylem planı en erken Nisan 2020’de başlamalı ve en geç Mart 2021’de sona ermelidir.)
15. Sürdürülebilirlik Taahhüt Belgesi (Projenin işletim, personel ve bakım giderlerinin nasıl karşılanacağını gösteren belgedir. Giderleri karşılama konusunda bir başka ortak, kuruluş veya resmi kurumdan destek alınacaksa söz konusu ortağın ödeme taahhüdünü gösteren belge sunulmalı ve projenin sürekliliğinin nasıl sağlanacağı detaylı olarak belirtilmelidir)

Önemli Not: 
Büyükelçilik ülkenin kalkınma gereksinimlerine göre öncelikli proje konularını ve bölgelerini belirleyebilir.
 
İletişim: 
Web sitemizde program ile ilgili tüm bilgiler mevcuttur. Büyükelçilik ile irtibat kurmadan önce yukarıdaki tüm bilgilerin dikkatlice okunması önemle rica olunur.
Web sitemizde yazılı tüm bilgiler günceldir. Sitede yazılı bilgileri teyit etmek için lütfen aramayınız veya e-mail göndermeyiniz.
Başvuru ve program ile ilgili olarak randevu verilememektedir. Lütfen randevu talebinde bulunmayınız.
E-mail: eco@an.mofa.go.jp
Tel: 0.312.446 05 00 / dâhili 14'ü tuşlayınız. (Mesai saatleri: 9.00-13.00, 14.30-17.30)